Český zahrádkářský svaz z.s.
Ústředí - Rokycanova 318/15, 130 00 Praha 3

SMĚRNICE

Českého zahrádkářského svazu, z. s.

 

 

SKARTAČNÍ ŘÁD

 

pro skartační řízení v orgánech svazu a dalších svazových institucí

 

 

Článek 1

Úvodní ustanovení

 

1)  Skartační řád orgánů svazu a dalších svazových institucí Českého zahrádkářského svazu, z. s. uvedených v § 3 odst. 1 písm. A bod. 3., 4. a 5. a odst. 2 bod 1. a 2. stanov (dále jen „skartační řád“) upravuje postup při manipulaci s veškerými dokumenty (dále jen „dokumenty“) došlými příslušným orgánům svazu a dalším svazovým institucím nebo u nich vzniklých, a to od jejich vzniku (doručení), vyřizování až po jejich ukládání a vyřazování.

 

2)  Pro účely této směrnice se zaměstnancem rozumí každá osoba, která je funkcionářem orgánu svazu nebo dalších svazových institucí dle stanov, je předsedou nebo členem odborné komise svazu nebo je v zaměstnaneckém nebo v jiném pracovně právním poměru ke svazu.

 

3)  Skartační řád je závazný pro všechny zaměstnance a spolupracovníky, kteří z pověření svazu manipulují s dokumenty.

 

4)  Kontrolou dodržování skartačního řádu jsou pověřeni členové Kontrolní komise svazu.

 

Článek 2

Základní právní předpisy 

Výkon spisové služby orgánů svazu a dalších svazových institucí se řídí následujícími právními předpisy:

1. zákonem č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákon o archivnictví“),
2. vyhláškou č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, ve znění pozdějších předpisů,
3. zákonem č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, ve znění pozdějších právních předpisů,
4. nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů),
5. zákonem č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů,
6. vyhláškou č. 410/2009 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, pro některé vybrané účetní jednotky,
7. vyhláškou č. 504/2002, kterou se provádějí některá ustanovení zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, pro účetní jednotky, u kterých hlavním předmětem činnosti není podnikání, pokud účtují v soustavě podvojného účetnictví,
8. zákon č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, ve znění pozdějších předpisů,
9. zákonem č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, ve znění pozdějších předpisů,
10. vyhláškou č. 193/2009 Sb., o stanovení podrobností provádění autorizované konverze dokumentů, ve znění pozdějších předpisů,
11. vyhláškou č. 194/2009 Sb., o stanovení podrobností užívání a provozování informačního systému datových schránek, ve znění pozdějších předpisů.

 

 

Článek 3

Vymezení pojmů 

Pro účely této směrnice se rozumí:

1. archiválií – takový dokument, který byl vzhledem k době vzniku, obsahu, původu, vnějším znakům a trvalé hodnotě dané politickým, hospodářským, právním, historickým, kulturním, vědeckým nebo informačním významem vybrán ve veřejném zájmu k trvalému uchování a byl vzat do evidence archiválií; archiváliemi jsou i pečetidla, razítka a jiné hmotné předměty související s archivním fondem či s archivní sbírkou,
2. autorizovanou konverzí – úplné převedení dokumentu v analogové podobě do dokumentu v digitální podobě, ověření shody obsahu těchto dokumentů a připojení doložky o ověření konverze, nebo úplné převedení dokumentu obsaženého v digitální podobě do dokumentu v analogové podobě a ověření shody obsahu těchto dokumentů a připojení doložky; dokument vzniklý touto konverzí má stejné právní účinky jako původní dokument a má-li být podle právního předpisu předložen dokument v listinné podobě správnímu orgánu, nebo soudu anebo jinému státnímu orgánu, zejména aby byl užit jako podklad pro vydání rozhodnutí, je tato povinnost splněna předložením výstupu autorizované konverze,
3. datovou schránkou – Informační systém datových schránek (dále jen „ISDS“), elektronické úložiště, které je určeno k doručování elektronické pošty orgány veřejné moci, provádění úkonů vůči orgánům veřejné moci a pro dodávání dokumentů fyzických osob, podnikajících fyzických osob a právnických osob,
4. datovou zprávou (dále jen „DZ“) – elektronická data, která lze přenášet prostředky pro elektronickou komunikaci a uchovávat na záznamových médiích, používaných při zpracování a přenosu dat elektronickou formou,
5. doložkou o provedení konverze – je součást výstupu autorizované konverze, který ověřuje shodnost převáděného dokumentu s originálem
6. digitálními dokumenty – dokumenty pořízené prostřednictvím výpočetní techniky, jejichž čitelnost je na výpočetní technice závislá. Digitální dokumenty jsou záznamy na datových nosičích nebo v permanentní paměti počítače,
7. dokumentem – analogový, obrazový, zvukový, digitální nebo jiný záznam, který byl svazu doručen nebo vzešel z jeho činnosti; u dokumentů v analogové podobě rozlišujeme tyto typy listin (dokument s právně relevantním záznamem,
8. spisovnou svazu – místo na Ústředí svazu určené k uložení, vyhledávání a předkládání dokumentů pro potřebu svazu a k provádění skartačního řízení. Do spisovny jsou předávány kompletní vyřízené dokumenty a uzavřené spisy k uložení po dobu stanovenou skartační lhůtou,
9. skartační lhůtou – doba udaná počtem let, po kterou jsou dokumenty uloženy ve spisovně svazu po svém vyřízení nebo spisy po uzavření před zahájením skartačního řízení, není-li stanovena pozdější spouštěcí událost pro skartační řízení,
10. skartačním znakem – označení dokumentu, podle něhož se dokument posuzuje ve skartačním řízení. Vyjadřuje dokumentární hodnotu dokumentu a udává, jak bude s dokumentem naloženo po uplynutí skartační lhůty,
11. spisem – uspořádaný soubor dokumentů vzniklých k téže věci (v analogové podobě spojených fyzicky a v digitální podobě spojené prostřednictvím metadat; vzájemné spojení dokumentu v analogové podobě a dokumentu v digitální podobě se činí pomocí odkazů); v rámci spisu si dokumenty ponechávají své čj.

 

Článek 4

Ukládání dokumentů a skartační řízení 

1)  Zpracované, vyřízené a uzavřené dokumenty jsou zpracovateli ihned předány do spisovny svazu. Je-li dokument zařazen do spisu, předává se do spisovny až okamžikem vyřízení a uzavření celého spisu.

 

2)  Zpracovatelé přidělí dokumentu nebo spisu nejpozději při jeho vyřízení nebo uzavření věcnou skupinu (a tím i spisový znak a skartační lhůtu) podle tohoto skartačního řádu.

 

3)  Digitální dokumenty a spisy se převedou bez dalšího zásahu, dokumenty a spisy smíšené a analogové podoby je nutné doručit do spisovny osobně a jejich převzetí zkontrolovat. Jedno vyhotovení předávacího protokolu si ponechá předávající, druhé vyhotovení zůstává ve spisovně svazu.

 

4)  U digitálních dokumentů opatřených elektronickým podpisem zajistí spisovna svazu technickými prostředky přerazítkování před vypršením platnosti elektronických podpisů a časových razítek.

 

5)  Spisovna svazu vede evidenci tak, aby bylo možné dokumenty kdykoliv vyhledat. Za řádné uložení zodpovídá příslušný funkcionář svazu.

 

6)  Archivní hodnota dokumentů a doba jejich administrativní upotřebitelnosti v rámci svazu je vyjádřena skartačním znakem a skartační lhůtou, kterými se označují dokumenty před uložením do spisovny svazu.

 

7)  Skartační lhůta značí počet let, po které musí být dokument uložen ve spisovně svazu. Stanovené lhůty nesmějí být zkracovány, mohou však být prodlouženy. Skartační lhůta se počítá od prvního dne roku následujícího po vyřazení písemnosti.

 

8)  Délka skartační lhůty se vyjadřuje počtem let, zpravidla 1–5 let, v oprávněných případech 10–20 let nebo více let a je dána administrativní potřebou svazu či právními předpisy (např. v případě účetních dokumentů apod.).

 

9)  Někteří poskytovatelé dotací určují povinnou délku archivace dokumentů vztahujících se k realizovanému projektu. Tato závazná podmínka musí být žadatelem dodržována.

 

10)  Počátek plynutí skartační lhůty stanoví spouštěcí událost, kterou se rozumí vyřízení dokumentu nebo uzavření spisu.

 

11)  Skartační znak vyjadřuje hodnotu dokumentu podle jeho obsahu a udává, jak bude s dokumentem po uplynutí skartační lhůty naložen

1. skartační znak „A“ (ARCHIV) označuje dokumenty trvalé dokumentární hodnoty. V případě takto označených dokumentů budou tyto po uplynutí skartační lhůty zařazeny do skartačního řízení s návrhem k vybrání za archiválii určenou k trvalému uložení v archivu,
2. skartační znak „S“ (STOUPA) označuje dokumenty, které mají pouze provozní hodnotu a jsou navrženy po uplynutí skartační lhůty k fyzické likvidaci předepsaným způsobem.

 

Článek 5

Průběh skartační řízení 

1)  Vyřazování dokumentů, spisů a úředních razítek provádějí členové skartační komise, kterou jmenuje člen statutárního orgánu svazu. Skartační komisi tvoří předseda a další 2 členové, kterými jsou zaměstnanci svazu a členové svazu.

 

2)   Dokumenty jsou rozdělovány dle dokumentační hodnoty do skupin „A“ a „S“. Přehodnocovaný dokument nebo spis musí být označen skartačním znakem „A“ nebo „S“.

 

3)  Dokumenty a spisy se připraví k dalším úkonům skartačního řízení zejména uspořádáním dokumentů podle skupin (S, A) a podle spisových znaků.

 

4)  Členové skartační komise posoudí dokumenty a spisy z hlediska jejich dokumentární hodnoty a navrhnou dokumenty vybrané ke skartaci a za archiválie k posouzení Státním oblastním archivem v Praze.

 

5)  Na základě výsledku posouzení Státním oblastním archivem v Praze zhotoví členové skartační komise protokol o provedeném skartačním řízení, který obsahuje vyjádření o konečném naložení s dokumenty.

 

6)  Záznamy a protokoly z průběhu skartačního řízení jsou uloženy ve spisovně svazu. Seznam dokumentů navržených ke skartačnímu řízení tvoří přílohu těchto záznamů a protokolů.

 

Článek 6

Závěrečná ustanovení 

Zrušuje se ORGANIZAČNÍ SMĚRNICE č. 1705/2006 Českého zahrádkářského svazu, kterou se vydává Skartační řád.

 

Tento skartační řád schválilo představenstvo svazu dne 28. srpna 2025.

 

Tento skartační řád nabývá platnosti a účinnosti dnem podpisu.

 

 

Praha dne 28. 8. 2025

  

Stanislav Kozlík                                                                     JUDr. Jarmila Štroblová

Předseda svazu                                                                      Místopředseda svazu

 

 

 

 

Příloha č. 1

Skartační plán – Českého zahrádkářského svazu, z.s.

Věcná skupina/ spisový znak	Název dokumentu	Skartační znak/lhůta
1.	Řízení svazu
1.1	Základní dokumenty
1.1.1	Základní dokumenty o založení organizace, zejména stanovy, dokumentace k likvidaci organizačních jednotek[1]	A 10
1.1.2	Základní normy (jednací a volební řád, metodické pokyny, směrnice)[2]	A 10
1.1.3	Řídící akty (pokyny, rozhodnutí, příkazy)[3]	A 5
1.1.4	Koncepce rozvoje svazu	A 10
1.1.5	Dokumentace k cenným papírům apod.	A 5
1.2	Vedení svazu
1.2.1	Plány činnosti (roční a delší), vyhodnocení plánů činnosti	A 10
1.2.2	Dokumentace k zasedání sněmu	A 10
.2.3	Dokumentace k zasedání republikové rady	A 10
1.2.4	Dokumentace k zasedání představenstva svazu	A 10
1.2.5	Dokumentace k zasedání a rozhodování kontrolní a rozhodčí komise svazu	A 10
1.2.6	Volení a odvolání statutárních orgánů svazu	A 5
1.2.7	Volení a odvolávání dalších funkcionářů svazu	A 5
1.2.8	Jmenování předsedů a členů odborných a pracovních komisí	A 5
1.2.9	Evidence členské základny	A 10
1.2.10	Evidence územních sdružení a základních organizací	A 10
1.2.11	Zápisy ze zasedání a další dokumentace z činnosti odborných a pracovních komisí, oblastních porad	S 10
1.2.12	Hlášení o činnosti základních organizací	S 10
1.2.13	Korespondence ostatní	S 5
1.3	Právní záležitosti
1.3.1	Kupní smlouvy a darovací smlouvy (majetkoprávního charakteru)[4]	A 10
1.3.2	Smlouvy nájemní, pojistné, smlouvy o dílo apod.[5]	S 10
1.3.3	Darovací smlouvy, dary[6]	S 10
1.3.4	Smlouvy běžné servisní a ostatní[7]	S 5
1.3.5	Škodní události, škodní protokoly, zápisy škodní komise	S 5
1.3.6	Soudní spory, náhrady a vymáhání škod	A 5
1.3.8	Výběrová řízení	S 10
1.3.9	Dotace, granty, projekty[8]	S 10
1.3.10	Zápisy, změny a výpisy v rejstřících (obchodním apod.)[9]	A 10
1.3.11	Právní rady na dotaz členů svazu	A 10
1.4	Kontrolní činnost
1.4.1	Zápisy o kontrolách nadřízených orgánů, opatření k odstranění nedostatků	A 10
1.4.2	Interní kontroly (včetně BOZP, PO)	S 5
1.4.3	Hlášení a zprávy pro kontrolní, inspekční a dohlížecí orgány	A 5
1.4.4	Stížnosti, podněty a oznámení včetně šetření a projednávání	A 5
1.4.5	Evidence stížností a pochval, děkovné dopisy	A 5
1.5	Prezentace a propagace
1.5.1	Redakce časopisu Zahrádkář a související dokumenty	A 10
1.5.2	Vlastní produkce (inzerce, loga) a propagační materiály (programy a pozvánky akcí, výstřižky z novin, časopisů)	A 5
1.5.3	Fotodokumentace	A 5
1.5.4	Publikace a články	A 10
2	Personální a mzdové záležitosti
2.1	Pracovní poměr
2.1.1	Osobní spisy vedoucích zaměstnanců (nástupní a výstupní listy, výpovědi, náplně práce, pracovní posudky, záznamy o vzdělávání, kárná opatření, lékařské prohlídky aj.)[10]	A 50
2.1.2	Osobní spisy ostatních zaměstnanců (nástupní a výstupní listy, výpovědi, náplně práce, pracovní posudky, záznamy o vzdělávání, kárná opatření, lékařská opatření aj.)[11]	S 50
2.1.3	Osobní spisy zaměstnanců po odchodu do starobního důchodu	S 30
2.1.4	Stáže, semináře, exkurze	S 5
2.1.5	Dohody o provedení práce a pracovní činnosti mimo pracovní poměr, vedlejší pracovní činnosti	S 10
2.1.6	Konkurzy, výběrová řízení, žádosti	S 5
2.1.7	Spory z pracovního poměru	A 5
2.1.8	Dohody o hmotné odpovědnosti	S 5
2.1.9	Korespondence v oblasti pracovněprávních vztahů	S 5
2.2	Výkazy, statistická hlášení	S 10
2.3	Mzdy, daně, pojištění
2.3.1	Mzdové listy	S 50
2.3.2	Mzdové podklady (odměny, srážky, spoření, statistiky, výkazy apod.)	S 5
2.3.3	Výplatní lístky	S 3
2.3.4	Exekuce, srážky ze mzdy	S 10
2.3.5	Mzdové předpisy	S 10
2.3.6	Mzdové sestavy (rekapitulace mezd, průměrné výdělky apod.)	S 5
2.3.7	Nemocenské dávky, výkazy ČSSZ, doklady o pracovní neschopnosti	S 10
2.3.8	Sociální a zdravotní pojištění	S 10
2.3.9	Evidenční listy důchodového pojištění (nejsou-li součástí osobního spisu)	S 10
2.3.10	Daňová přiznání zaměstnanců	S 10
2.3.11	Daň z příjmu, potvrzení daní ze mzdy	S 10
2.3.12	Evidence docházky, pracovní doba	S 5
2.3.13	Dovolená – nástup, návrat, evidence	S 3
2.4	Péče o zaměstnance
2.4.1	Péče o zaměstnance – korespondence	S 5
2.4.2	Kniha úrazů	S 5
2.4.3	Protokoly o pracovních úrazech
2.4.3.1	Těžké a smrtelné	A 10
2.4.3.2	Lehké	S 5
2.4.4	Školení BOP	S 5
2.4.5	Evidence osobních ochranných pomůcek a záznamy o přidělení OOP[12]	S 5
2.4.6	Vzdělávání zaměstnanců	S 5
3	Účetnictví
3.1	Účetní předpisy, osnovy, rozvrhy	S 10
3.2	Účetní závěrky
3.2.1	Roční	A 10
3.2.2	Pololetní, čtvrtletní, měsíční	S 5
3.3	Účetní sestavy
3.3.1	Syntetické, nahrazující hlavní knihu, hlavní kniha	S 10
3.3.2	Analytické, výstupní apod.	S 5
3.4	Účetní knihy a deníky, pokladní knihy	S 10
3.5	Účetní doklady	S 10
3.6	Pokladní doklady	S 5
3.7	Bankovní výpisy a doklady	S 5
3.8	Předvaha, podrozvahové účty	S 10
3.9	Výkazy zisku a ztrát (roční a delší) mimo účetní závěrku	A 10
3.10	Výkazy DPH	S 10
3.11	Knihy pohledávek a závazků	S 10
3.12	Daňová přiznání	S 10
3.13	Korespondence k účetnictví	S 5
3.14	Roční plán a rozpočet	A 10
3.15	Krátkodobé a dílčí rozpočty, rozpočtová opatření, podklady k rozpočtu, sjetiny, závěrky, limity a změny	S 5
3.16	Plány hospodaření	A 10
3.17	Roční zpráva o hospodaření (rozbory)	A 10
3.18	Zprávy o hospodaření za kratší období (rozbory)	S 5
3.19	Audity, kontroly nadřízených orgánů	A 10
3.20	Faktury, objednávky	S 15
3.21	Knihy faktur, elektronická evidence faktur, kniha objednávek	S 10
3.22	Dodací listy	S 10
4	Provozní záležitosti
4.1	Zásobování
4.1.1	Výdejky, příjemky, nabídky	S 5
4.1.2	Sdružené nákupy	S 3
4.1.3	Reklamace zboží	S 5
4.2	Energetika
4.2.1	Směrnice pro energetické hospodaření	S 10
4.2.2	Záznamy o revizích a zkouškách energetických zařízení	S 10
4.2.3	Provozní záznamy	S 5
4.2.4	Schémata, plány a výkresy energetického zařízení, rozvodů páry, kabelů, kondensátů, vodního hospodářství. Závazné odborné posudky o těchto zařízeních	S 10
4.2.5	Záznamy o instalaci a provozu energetických a technických zařízení[13]	S 10
4.2.6	Záznamy o kontrolách spotřeby energie a uskladnění paliv	S 5
4.3	Doprava
4.3.1	Dokumentace k opatřování, přidělování a vyřazování vozidel, evidence vozidel	S 10
4.3.2	Úřední doklady motorových vozidel (technické prohlídky, průkazy, opravy, pohonné hmoty, údržba apod.)	S 5
4.3.3	Záznamy o provozu (včetně nehod), rozvrhy dopravní služby, žádanky o přepravu[14]	S 5
4.3.4	Pojištění, povinné ručení vozidel	S 10
4.3.5	Školení řidičů	S 5
4.4	Bezpečnost a ochrana zdraví při práci, požární ochrana
4.4.1	Požární poplachové směrnice, požární řády, požární evakuační plány	S 5
4.4.2	Školení BOZP, PO	S 5
4.4.3	Protokoly výsledků kontrol a prověrek BOZP, PO	S 5
4.4.4	Revizní zprávy	S 5
4.4.5	Požární kniha a jiná požární evidence	S 5
5	Materiálně-technické zabezpečení
5.1	Statistické výkazy
5.1.1	Roční	A 5
5.1.2	kratší než jeden rok	S 5
5.2	Inventarizace
5.2.1	Mimořádné ke dni vzniku nebo zrušení organizace	A 5
5.2.2	Řádná inventarizace	S 5
5.2.3	Inventární soupisy a protokoly, inventární karty	S 5
5.2.4	Odpisy a odpočty, soupisy, přírůstky	S 5
5.2.5	Inventární karty, plány inventarizací, jmenování inventarizačních komisí, pracovní záznamy	S 5
5.3	Hospodaření s movitým a nemovitým majetkem
5.3.1	Dlouhodobý majetek (doklady o nabytí, vyřazení)[15]	S 10
5.3.2	Drobný majetek (doklady o nabytí, vyřazení)[16]	S 5
5.3.3	Odpisy a převody majetku[17]	S 10
5.3.4	Dokumentace k údržbě, ochraně a zabezpečení budov	S 5
5.3.5	Dokumentace k budovám (kupní smlouva, výpis z katastru nemovitostí, projektová dokumentace, pasportizace, realizace staveb, investiční záměry, rekonstrukce budov)[18]	A 10
5.3.6	Evidenční karty budov a pozemků	S 5
5.3.7	Evidence pozemků, doklady o jejich nabytí a realizaci investic[19]	A 10
5.3.8	Ceníky	S 5
6	Spisová služba
6.1	Podací deník, rejstřík[20]	S 10
6.2	Archivní kniha[21]	A 10
6.3	Kniha výpůjček ze spisovny	S 5
6.4	Dokumentace pro organizaci spisové služby (spisový a skartační řád, skartační návrhy a protokoly)[22]	A 10
6.5	Evidence razítek, razítka po ztrátě platnosti[23]	S 5
6.6	Vzory (otisky) razítek	A 5

 

Příloha č. 2

Vzor skartačního návrhu

Český zahrádkářský svaz, z.s.

 

se sídlem Rokycanova 318/15 130 00 Praha 3 – Žižkov

IČ 00443182, DIČ: CZ00443182, vedený u Městského soudu v Praze zn. L 1

ID DS: qdtmahz

 

Dne ………………….

   

Státní oblastní archiv v Praze

Archivní 4/2257,

149 00 Praha 4
 

Tel: 974 847 358 sekretariát
E-mail: e-podatelna@soapraha.cz
ID DS: k28aiwy

 

 

Návrh na vyřazení dokumentů

 

Na základě zákona č. 499/2004, o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, v platném znění, vyhlášky č. 259/2012, o podrobnostech výkonu spisové služby a v souladu se směrnicí Českého zahrádkářského svazu, z. s. navrhujeme vyřadit dokumenty uvedené v příloze.

 

Do skartačního řízení byly zahrnuty dokumenty z let .................................. s uplynulou skartační lhůtou, které nejsou nadále provozně potřebné pro další činnost svazu. Dokumenty jsou uloženy ve spisovně svazu na výše uvedené adrese.

 

Přiložený seznam dokumentů navržených ke skartaci zahrnuje jak dokumenty „S“, tak i dokumenty „A“.

 

Žádáme o odborné posouzení navrhovaných dokumentů. 

 

Kontakt na pracovníka spisovny: 

 

Přílohy: 2x seznam dokumentů …… listů        

 

 

 

..................................................

podpis statutárního zástupce

 

razítko

 

 

 

 

Příloha č. 3

Vzor skartačního návrhu

Český zahrádkářský svaz, z.s.

 

se sídlem Rokycanova 318/15 130 00 Praha 3 – Žižkov

IČ 00443182, DIČ: CZ00443182, vedený u Městského soudu v Praze zn. L 1

ID DS: qdtmahz

 

Dne ………………….

 

Návrh na vyřazení dokumentů

V souladu s platnými právními předpisy a v souladu se spisovým řádem svazu navrhujeme vyřadit níže uvedené dokumenty.

Do skartačního řízení byly zahrnuty dokumenty svazuz let ………. až ………….. s uplynulou skartační lhůtou, které nejsou nadále provozně potřebné pro další činnost Společenství.

Dokumenty jsou uloženy v archivu svazu. Přiložený seznam dokumentů navržených ke skartaci zahrnuje jak dokumenty „S“, tak i dokumenty „A“.

Návrh na vyřazení dokumentů vyhotovila skartační komise ve složení:

 

Předseda komise: titul, jméno příjmení  …………………………………………….

  podpis

 

Člen komise: titul, jméno příjmení  …………………………………………….

  podpis

 

Člen komise: titul, jméno příjmení  …………………………………………….

  podpis

 

Ústí nad Labem dne …………………………..

 

 

Schvaluji:   ……………………………………….

    statutární zástupce

 

Poř. číslo	Spisový znak	Název dokumentu	Roky vzniku	Skartační lhůta	Počet listů

 

 

Příloho č. 4

Vzor protokolu o skartaci dokumentů

Český zahrádkářský svaz, z.s.

 

se sídlem Rokycanova 318/15 130 00 Praha 3 – Žižkov

IČ 00443182, DIČ: CZ00443182, vedený u Městského soudu v Praze zn. L 1

ID DS: qdtmahz

 

Protokol o skartaci dokumentů

Skartační komise ve složeni:

Předseda komise: titul, jméno příjmení 

Člen komise: titul, jméno příjmení 

Člen komise: titul, jméno příjmení 

 

Provedla dne ……………………… skartaci dokumentů svazu v souladu se schváleným návrhem na vyřazení dokumentů svazu, který je přílohou tohoto protokolu. Dokumenty byly zničeny způsobem, aby nedošlo ke zneužití informací v nich obsažených. Byl použit skartovač papíru zn. ……………………, který lze dle NBÚ použít ke skartaci dokumentů pro stupeň utajení „Důvěrné“.

 

Poř. číslo	Název dokumentu	Počet listů

 

 

 

 

Předseda komise: titul, jméno příjmení  …………………………………………….

  podpis

 

Člen komise: titul, jméno příjmení  …………………………………………….

  podpis

 

Člen komise: titul, jméno příjmení  …………………………………………….

  podpis

 

 

---

 

[1] Po ztrátě platnosti.

[2] Po ztrátě platnosti.

[3] Po ztrátě platnosti.

[4] Skartační lhůta začíná plynout dnem 1. ledna roku následujícího po vypořádání smluvních závazků.

[5] Skartační lhůta začíná plynout dnem 1. ledna roku následujícího po vypořádání smluvních závazků.

[6] Skartační lhůta začíná plynout dnem 1. ledna roku následujícího po vypořádání smluvních závazků.

[7] Skartační lhůta začíná plynout dnem 1. ledna roku následujícího po vypořádání smluvních závazků.

[8] Spouštěcí událostí je provedení auditního šetření nebo kontroly.

[9] Po ztrátě platnosti.

[10] Po ukončení pracovního poměru.

[11] Po ukončení pracovního poměru.

[12] Skartační lhůta začíná plynout dnem 1. leda následujícího roku po vyřazení pomůcek.

[13] Skartační lhůta začíná plynout dnem 1. ledna roku následujícího po likvidaci/prodeji zařízení.

[14] Po ztrátě platnosti

[15] Po vyřazení.

[16] Po vyřazení.

[17] Po vyřazení.

[18] Skartační lhůta začíná plynout 1. ledna následujícího roku po zániku stavby, změně vlastníka (kompletní paré dokumentace se předává novému majiteli/uživateli).

[19] Skartační lhůta začíná plynout 1. ledna následujícího roku po změně vlastníka pozemku (kompletní paré dokumentace se předává novému majiteli/uživateli).

[20] Po ztrátě platnosti.

[21] Po vyřazení posledního evidovaného dokumentu.

[22] Po ztrátě platnosti.

[23] Po ztrátě platnosti, opotřebení (omezená čitelnost).