Metodické pokyny
Metodický pokyn pro ZO - I
Obsah:
A. Stanovy ČZS – výtah podstatných informací pro ZO s komentářem
Český zahrádkářský svaz, o.s. je dobrovolné, nepolitické samostatné občanské sdružení zájemců o zahrádkářskou činnost podle zákona 83/1990 Sb., (§ 1 odst. 1 Stanov ČZS). ZO mají samostatnou právní subjektivitu, to znamená, že mají možnost samostatně rozhodovat a za svá rozhodnutí nesou plnou právní odpovědnost. ZO ČZS jsou považovány za samostatné „právnické osoby“ a při své činnosti se řídí Stanovami a Jednacím řádem ČZS, dále musí dodržovat obecně závazné právní předpisy jichž se jejich činnost týká. Nové stanovy byly schváleny 12.12.2009 a jednací řád ČZS byl schválen dne 17.4. 2010.
Základní organizaci navenek zpravidla zastupují předseda spolu s dalším pověřeným členem výboru zákl. organizace jako statutární zástupci (§ 23 bod 1.).
Orgány základní organizace jsou (§ 8) :
a) členská schůze
b) výbor
c) revizoři
1. Členská schůze
je nejvyšším orgánem ZO. Členskou schůzi svolává výbor ZO podle potřeby, minimálně 1x ročně (§ 9). Musí být svolána, požádá-li o to 1/3 členů základní organizace. Členská schůze rozhoduje o všech záležitostech základní organizace, zejména:
a) plnění usnesení územní rady a republikové rady
b) schvaluje plán činnosti a rozpočet základní organizace a usnáší se na návrzích určených vyšším orgánům svazu,
c) projednává a schvaluje čerpání rozpočtu a jeho změny, zprávu výboru o činnosti, účetní závěrku a zprávu revizorů. Je vhodné při schvalování rozpočtu schválit též toleranci při jeho naplňování – např. + - 10%,
d) jedná o návrzích výboru a členů,
e) volí na období 5 let předsedu ZO, 2-15 členů výboru, 2-5 revizorů (u ZO s malým počtem členů 1-3 revizory), počet členů výboru volit podle počtu členů ZO a rozsahu činnosti organizace (Čl. 22 Jednací řád),
f) volí a odvolává zástupce ZO v územní radě,
g) stanoví výši a splatnost účelových příspěvků,
h) schvaluje osadní řád, rozsah a druh pracovní činnosti,
i) rozhoduje o vyloučení člena,
j) s konečnou platností rozhoduje o odvolání proti nepřijetí za člena,
k) rozhoduje o doplnění výboru a revizorů ZO, uskutečňuje doplňující volby, rozhoduje o odvolání členů výboru a revizorů,
l) rozhoduje o zániku nebo rozdělení ZO,
m) o nakládání s movitým a nemovitým majetkem v hodnotě nad 10 tisíc Kč,
n) schvaluje počty a způsob volby delegátů, v případě, že se členská schůze koná formou volených delegátů.
K rozhodnutí podle písm. h), i), j), m) je zapotřebí min. 2/3 hlasů z přítomných členů organizace, podle písm. l) 2/3 hlasů všech členů ZO.
2. Výbor ZO
Schůze výboru je svolávána podle potřeby (§10 Stanov ČZS). Schůze výboru musí být také svolána, požádá-li o to nejméně 1/3 členů výboru s uvedením účelu jednání. Výbor zajišťuje činnost ZO podle usnesení členské schůze v souladu se stanovami svazu. Hospodaří finančními prostředky podle schváleného rozpočtu v souladu s obecně závaznými právními předpisy. Za svou činnost odpovídá členské schůzi. Je vhodné, aby ZO uzavřela písemnou dohodu o hmotné odpovědnosti s předsedou, pokladníkem a hospodářem (pokud má ZO více hmotného majetku a tato funkce je zvolena). Tato dohoda o hmotné odpovědnosti se uzavírá podle zákona č.262/2006 Sb., zákoník práce, §§ 252 – 256.
Výbor zejména:
a) zajišťuje úkoly organizace, přijímá nové členy,
b) přiděluje zahrádkové dílce členům do užívání, pokud je ZO vlastníkem nebo nájemcem pozemků,
c) zajišťuje zájmy organizace ve vztahu k vlastníkům pozemků,
d) zajišťuje pravidelné vybírání členských a účelových příspěvků,
e) připravuje návrhy plánu činnosti a rozpočtu,
f) vytváří pracovní a odborné komise – např. inventarizační komise,
g) organizuje kroužky mládeže a pověřuje odborně vyspělé členy jejich vedením
h) zajišťuje odbornou přípravu členů organizace
i) vede stanovené evidence o majetku organizace
j) připravuje návrhy smluv s dohod a v rámci stanovené působnosti je realizuje a připravuje k jednání na členské schůzi
k) organizuje osobní, věcná a finanční plnění ze smluv a dohod o využívání prostředků a společných zařízení organizace
l) v rámci stanoveném vnitrosvazovými normami připravuje vnitřní akty upravující chod organizace, zejména osadní řád, hmotnou zainteresovanost, působnost funkcionářů a podpisová práva, vede příslušné agendy podle vnitrosvazových norem a obecně závazných předpisů a pokynů vyšších orgánů svazu.
m) navrhuje kandidátku nového předsedy ZO a dalších členů výboru, vedoucího revizní skupiny a dalších členů revizní skupiny,
n) připravuje program pro jednání členské schůze.
Neodkladné záležitosti, příslušející do působnosti výboru ZO, vyřizuje předseda nebo pověřený člen výboru ZO. Tato opatření musí předložit výboru ZO ke schválení na nejbližší schůzi výboru.
3. Revizoři ZO
Revizoři provádějí (§ 11 Stanov ČZS):
a) podle potřeby a nejméně jednou za rok kontrolu hospodaření a činnosti ZO – jedná se hlavně o dodržování schváleného plánu činnosti a rozpočtu, vedení účetnictví ZO, kontrolují evidenci hmotného a nehmotného majetku, finančních prostředků v pokladně a na účtech,
b) řeší stížnosti členů ve sporných záležitostech,
c) předkládají členské schůzi zprávu za uplynulé období s návrhy na opatření (zpravidla jednou ročně).
Revizoři mají právo zúčastňovat se jednání výboru ZO s hlasem poradním. Revizoři ÚS ČZS poskytují pomoc revizorům ZO a jsou oprávněni provádět revizi v ZO s revizory ZO (§ 15 bod 4.).
4. Předseda ZO
a) připravuje program pro jednání výboru ZO,
b) spolu s pokladníkem, případně jiným pověřeným členem ZO má dispoziční oprávnění s peněžními prostředky ZO uloženými na účtech,
c) odpovídá za řádné vedení hospodářsko-finanční agendy v ZO, průběžně prověřuje její stav a úroveň,
d) podepisuje příkazy k úhradám z běžného účtu spolu s pokladníkem,
e) podepisuje s pokladníkem příjmové a výdajové pokladní doklady,
f) dbá o správné informování a proškolování pokladníka,
g) zabezpečuje řádné předání hospodářsko-finanční agendy v případě změny pokladníka nebo hospodáře – předávací protokol,
h) řídí jednání výboru ZO,
i) při ukončení funkce předsedy ZO zajistí předání funkce formou předávacího protokolu – předání všech dokladů týkajících se ZO,
j) jedná navenek jménem ZO, důležitá rozhodnutí však může činit jen s dalším pověřeným členem ZO a společně je podepisují.
5. Jednatel
a) vede matriku členů ZO,
b) zajišťuje rozesílání pozvánek na schůze,
c) zhotovuje zápisy z jednání členské a výborové schůze.
6. Pokladník
a) odpovídá za správu finančních prostředků,
b) zajišťuje výběr členských a účelových příspěvků,
c) spolupodepisuje finanční operace na běžném účtu a v pokladně,
d) dbá na správnost účetních dokladů – hlavně jejich úplnost,
e) vyhotovuje výkazy o hospodaření pro potřeby ZO,
f) spolupracuje s revizory při provádění kontroly hospodaření s finančními prostředky, stavu pokladny a vedení účetnictví,
g) dbá na správné a včasné plnění povinností vůči orgánům státní správy ( FÚ, OSSZ, VZP, ..),
h) řádně vede účetnictví v účetním deníku a související evidenci v souladu s platnou legislativou,
i) odvádí včas nadlimitní hotovost z pokladny na běžný účet, TV apod.,
Při změně pokladníka nutno provést inventarizaci pokladní hotovosti, revizi účetních dokladů a vyhotovit předávací protokol.
7. Ostatní
Peněžní prostředky, které jsou v pokladně nad schválený limit, odvádět neprodleně na účet u peněžního ústavu. Účty u peněžních ústavů zřizovat na název organizace, nikoliv na jméno fyzické osoby – pokladníka, předsedy a pod. (pokud by byl účet veden na fyzickou osobu a tato případně zemřela, tak finanční prostředky na tomto účtu se stanou předmětem dědictví a ZO o ně přijde, dále může snadno dojít při selhání této fyzické osoby ke zpronevěře těchto finančních prostředků). Povolit manipulaci s účtem jen dvěma zástupcům ZO současně + razítko ZO (je vhodné na členské schůzi zvolit pro manipulaci s účtem 3 zástupce ZO, kteří budou uvedeni u peněžního ústavu a pro manipulaci s účtem postačí dva z nich – jeden bude v rezervě, kdyby jiný nemohl).
Důležité doklady týkající se založení ZO nebo zřízení zahrádkové osady (územní rozhodnutí, hospodářské smlouvy, stavební povolení, kolaudační rozhodnutí) je nutno řádně archivovat po celou dobu existence ZO a zahrádkářské osady. Při prodeji zahrádky je důležité, aby majitelé zahradních chatek předali novým majitelům také stavební povolení a kolaudační rozhodnutí k těmto chatkám.
Základní organizace, které nemají vyřízené svoje IČO (identifikační číslo organizace), tak si jej urychleně vyřiďte – informace o vyřizování získáte na ÚS ČZS. Tímto IČO prokazuje ZO svoji identitu při jednání navenek s jinými orgány (např. finančním úřadem). Může se stát, že když nemáte svoje IČO uvedeno např. na katastrálním úřadě na svém listu vlastnictví (je tam IČO územního sdružení), tak tento majetek nemá přesně určeného vlastníka – ZO nebo ÚS ČZS.
Úplné znění stanov ČZS je na stránce „Ke stažení“.
B. Jednací řád ČZS – výtah podstatných informací pro ZO s komentářem
Písemnosti závažného rozsahu, zejména právně zavazující, zásadně podepisují společně předseda a další člen orgánu ( statutární zástupci ) a opatří je razítkem ZO (Čl. 7 odst.(1)).
Z jednání členské schůze, výboru a revizní skupiny musí být vždy vyhotoven písemný zápis. V zápise musí být uvedeno vše o čem se jednalo, rozhodlo, usnesení, co bylo schváleno a s jakým výsledkem hlasování. Zápis z jednání členské schůze a výboru podepíše zapisovatel a předseda, zápis z jednání revizní skupiny podepíše vedoucí revizní skupiny a přítomní členové revizní skupiny ( je vhodný též podpis pokladníka za jehož přítomnosti se konala kontrola hospodaření a vedení účetnictví) – Čl. 18.
Při zániku ZO musí členská schůze rozhodnout o majetku zanikající organizace. Závazky se vypořádají v tomto pořadí – stát a jeho instituce, členové ZO, Český zahrádkářský svaz, ostatní subjekty.
Při předávání funkcí nutno sepsat tzv. „Předávací protokol“. V tomto protokolu musí být uvedeno: jaká funkce se předává, kdo předává a komu, co předává (písemnou dokumentaci, účetní doklady, finanční hotovost, hmotný majetek apod.), datum a místo předání, podpis předávajícího a přejímajícího, je vhodný též podpis předsedy ZO nebo jeho zástupce, protože ten je odpovědný za řádné předání funkce ( Čl. 27).
Úplné znění jednacího řádu ČZS je na stránce „Ke stažení“.
Zpracoval 25.1. 2012 vedoucí revizní skupiny ÚS ČZS Karviná - Dráb Jiří