Základní organizace
Českého zahrádkářského svazu

Archiv zápisu z jednání výboru

Povinnost uchovávat zápisy z jednání

Zákon č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, s účinností od 1. ledna

2021 ukládá nově v § 158a povinnost všem právnickým osobám, tj.

i organizačním jednotkám svazu (ZO, ÚS, svazu), uchovávat zápisy

z jednání jejich nejvyššího orgánu. Povinnost se vztahuje na veškeré

dokumenty včetně příloh související se zasedáním nejvyššího orgánu

(členská schůze, rada územního sdružení, republiková rada, sněm).

V případě, že nejvyšší orgán rozhoduje mimo zasedání s využitím

korespondenčního hlasování (tzv. rozhodování per rollam), je

organizace povinna uchovávat kromě samotného rozhodnutí také

veškeré související dokumenty, zejména návrh rozhodnutí zaslaný

členům a jejich vyjádření.

Povinnost uchovávat rozhodnutí nejvyššího orgánu organizace

trvá po celou dobu její existence, tzn. od jejího vzniku do jejího

zániku. Povinnost se vztahuje na dokumenty vzniklé od 1. ledna

2021. Po zániku organizace s právním nástupcem přechází povinnost

uchovávat zápisy z jednání nejvyššího orgánu na právního nástupce.

V případě zániku organizace bez právního nástupce je povinen zajistit

uchování dokumentů likvidátor, pokud se jedná o zrušení organizace

s likvidací. Likvidátor má povinnost dokumenty uchovat po dobu 10

let od zániku organizace. Organizační jednotky svazu zanikají dnem,

kdy je proveden jejich výmaz ze spolkového rejstříku. V případě

zániku organizace bez likvidace na základě vlastního rozhodnutí

v případě, že organizace nemá žádný majetek, závazky a pohledávky,

pak povinnost uchovávat zápisy má poslední statutární orgán

(výbor).

Nově uložená povinnost uchovávat zápisy se vztahuje pouze na

dokumenty, které vzniknou po účinnosti novely občanského zákoníku.

Pokud tedy právnická osoba poruší povinnost stanovenou v § 158a

občanského zákoníku po 1. 1. 2021 tím, že nebude uchovávat zápisy

z jednání jejího nejvyššího orgánu po celou dobu její existence, bude

odpovědná za případně způsobenou škodu.

Právnické osobě hrozí také pokuta až 200.000 Kč podle zákona

o archivnictví za přestupek, kterého se dopustí tím, že neoprávněně

poškodí nebo zničí dokument, na který se vztahuje obecná povinnost

archivace.

5. 3. 2023 - Admin zpět na zprávy